Если трудовая книжка залита водой

Что делать, ума не приложу (про трудовую)

Намокла, это ж не сгорела.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек – например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным – с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи – представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки.

Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних – надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе направлять запросы о предоставлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник.

По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию предусмотрена пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел, порвался, испачкался и т.п.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному выше. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены. Следовательно, это повлечет за собой необходимость в использовании в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов. Если же имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых ранее в трудовую книжку вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения.

В соответствии с пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» (графа 3), прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Соответствующие записи вносятся в раздел «Сведения о работе» нижеследующим образом:

в графе 1 – указывается порядковый номер записи;
в графе 2 – указывается дата приема на работу;
в графе 3 – указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись;
в графе 4 – указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

в графе 1 – указывается порядковый номер записи;
в графе 2 – указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 – указывается причина (основание) увольнения, при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 – указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.

К.А. Либерман
Эксперт журнала «Российский бухгалтер»

Источник

Порча трудовой книжки

Я уронил в воду трудовую книжку, все записи остались целы и даже первая и последняя печать организаций где я работал, остальные печати размылись. Место для записи в графе «Сведения о работе» закончилось. Если смысл делать дубликат и если да, то как это сделать? Спасибо!

Нужно пойти на последнее место работы, подойти к кадровику, и попросить восстановить записи в дубликате за весь период работы, причем не только в последней организации, а во всех предыдущих местах работы. Вино и конфеты кадровику — опционально.

И да, работодатель имеет полное право восстанавливать записи с предыдущих мест работы, при предоставлении копии трудовой книжки. В Вашем случае это сама трудовая книжка.

ПФР не будет Вам ничего восстанавливать, а сведения будут об отчислениях, выписка из лицевого счета застрахованного лица, она хранит все сведения по каждому Вашему месту работы с указанием должности. Её можно заказать письменным запросом лично в ПФР или через портал госуслуг имея цифровую подпись. В любом случае понесете эти сведения кадровику и он будет восстанавливать Вам все записи.

Добрый день, Сергей!

Если закончились пустые поля в одном из разделов трудовой книжки, Вам нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года)).

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (Трудовой кодекс РФ)

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В любом случае, кроме записей в трудовой книжке, все сведения о местах Вашей работы хранятся в отделении пенсионного фонда РФ по месту Вашего жительства.

Источник

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

• Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
• Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
• Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

• Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

• если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
• работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
• наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Источник